Защо за една организация е важно да проследява и отчита времето?

Управлението на времето е от ключово значение за нашата ефективност както в личен план, така и на работното място. Независимо дали сте изпълнителен директор, мениджър или член на екип, следенето на времето ви е от първостепенно значение. И когато става въпрос за бизнес, има много въпроси, на които трябва да си отговорим:

• Как да следя времето?
• Кой е най-добрият софтуер за проследяване на времето?
• Как да внедря проследяване на времето за проекти?
• Какви са добрите практики за проследяване на времето?
• Какво означава проследяване на времето или така наречения time tracking?

Проследяването на времето обикновено се отнася до това как фирмите регистрират и отчитат работните часове на своите служители. Това измерване на отработените часове след това се използва за анализ на процесите и проектите, оптимизация на ресурсите и в много случаи – за формиране на възнагражденията.

Когато разберете кои задачи отнемат най-много време, можете да започнете да мислите дали това време е изразходвано добре. Най-отнемащите време задачи не са непременно задачите, които изискват най-много усилия за изпълнение или носят най-голяма стойност. Доста често това са задачи, които лесно биха могли да бъдат автоматизирани.

Компаниите използват timesheet системите, за да отчитат времето, прекарано в изпълнението на задачи и за управлението на проекти. Има различни методи, които се използват за изготвяне на подобен тип отчети: на хартия, софтуер за електронни таблици и онлайн софтуер за проследяване на отработеното време.

Ползи от проследяването на времето

За бизнеса многобройните предимства от проследяването на времето включват:

• Проследимост на работните процеси и подобряване на оперативната ефективност;
• Повишена отчетност в служителите;
• Подобряване на управлението на проектите;
• Добра комуникация с вашите клиенти.

Какво трябва да може да прави една система за проследяване на времето?

На първо място, трябва да може да представи данни в структуриран вид за времето, което даден служител е работил за определен период.

Софтуерът за проследяване и отчитане на времето, който използвате, трябва да е достатъчно гъвкав, за да позволява записване на време чрез уеб портали, мобилни телефони и други канали.

Също така да ви предоставя различни филтри за нужната информация за вас, под формата на дневни, седмични или месечни отчети, и всякакви други визуализации, които може да са ви необходими.

Интеграцията с други приложения е ключов начин да получите информация с актуализациите на състоянието в реално време. Затова е много важно системата да може да се интегрира със:

• системи за управление на отсъствията;
• система или модул за управление на графиците;
• система за управление на достъпа.