Изготвянето на график за всички служители в една компания в повечето случаи е нелека задача. Изискванията, с които един мениджър или служител от Човешки ресурси трябва да се съобразят не са никак малко!
Голяма част от компаниите все още използват Excel за изготвяне на работни графици и причините за това може да са няколко: дали защото са свикнали с този процес или не са проучили различните софтуери за управление на графици, както и бюджетът също е важен фактор.
Таблиците в Excel са най-подходящи за съхраняване и изчисляване на данни, но не и за работни графици, тъй като възможността за човешка грешка е огромна. Процесът по планиране и изготвяне на график е динамичен и често се налагат промени в последния момент, като всяка една промяна може да усложни работата на мениджъра или на ЧР.
Софтуерното решение за изготвяне на работни графици позволява да се актуализира всеки процес, като по този начин може да улесни работата и производителността на персонала особено за предприятията, които имат служители с разнообразни графици. Планирането и съставянето на графици може да отнема минути, а не часове, тъй като инструментите на софтуера предоставят удобен начин за съставяне и редактиране на смените. Също така могат да се въведат предпочитания на персонала, за да се осигури оптимално разпределение на служителите.
Таблицата в Excel няма как да уведоми ако има разминавания между смените или има грешно планиране, както и дали има нарушение относно законодателните изисквания. Благодарение на разнообразните настройки, системата може да се настрои, така че да спазва всички приложими закони за работното време, почивки, прекъсвания. Софтуерът може да оптимизира, така че винаги да има достатъчно служители на смяна и също така да намали излишните часове, както и да съобщи ако има разминаване между смени и почивни дни.
В софтуера за управление на работни графици може да се въвеждат циклични смени, както и да се въвеждат данни относно нормата за часовете и пресмятането им. Предоставя възможност и за справка, която генерира всеки изработен ден и час.
Друга важна особеност е достъпа! Някои служители не разполагат с Excel и това ограничава лесното достъпване до графика. Докато при софтуера, графикът е онлайн и всеки служителите може лесно и по всяко време да се информира.
Графиците съставени чрез специализиран софтуер автоматизират голяма част от административните задачи и могат значително да намалят времето, което мениджърите и персоналът изразходват за съставянето им. Така тази гъвкавост и предвидимост позволява на служителите да постигнат по-добър баланс между професионалния и личния си живот и да удовлетвори тяхната работа
Нека да кажем сбогом на хартията и ексела и да кажем здравей на TIMEON.GURU. Едно съвременно онлайн решение за управление на графици, което ще ви даде бързина, ефективност и по-добро преживяване в процесите, свързани с управлението на времето.
Повече информация можете да откриете на TIMEON.GURU.